De 9 outils à 1 plateforme : comment Margaux a repris le contrôle.

Quand Margaux nous a contactés en septembre 2025, son business tournait : 90k€ d'ARR, des élèves satisfaits, un produit clair. Mais elle n'arrivait plus à se concentrer sur ce qui crée de la valeur, c'est-à-dire enseigner et créer du contenu.

Le cœur du problème : 9 outils différents pour gérer un business pourtant pas si complexe.

• Systeme.io pour les pages de vente et l'email
• Calendly pour les RDV de coaching individuel
• Stripe pour les paiements et les abonnements
• Pennylane pour la facturation et la compta
• Notion pour les bases élèves et la gestion projet
• Mailchimp pour la newsletter (en plus de Systeme.io)
• Loom pour les vidéos de cours
• Tally pour les formulaires de candidature
• Discord pour la communauté élèves

Coût mensuel cumulé : 237 €/mois en abonnements directs. Mais Margaux nous a confié qu'elle passait facilement 5 à 7 heures par semaine à faire le pont entre ces outils, à manuellement copier des emails, à reconnecter une intégration Zapier qui avait sauté, ou à chercher dans quel outil se trouvait la fiche d'un élève.

L'objectif n'était pas de migrer en bloc et de tout casser. Margaux avait des élèves actifs, des sessions de coaching prévues, des relances automatiques en cours. Il fallait migrer module par module.

Semaines 1 à 2 : capture et CRM

Migration des contacts (1 200 anciens élèves + prospects) depuis Systeme.io et Mailchimp. Mise en place du pipeline CRM avec 3 stages : prospect chaud, élève actif, ancien élève. Tags hérités (formation suivie, niveau).

Semaines 3 à 4 : ventes + paiements

Les 5 pages de vente formation reconstruites dans Funnels (avec import des assets Systeme.io en 2h). Connexion Stripe. Plus de friction d'intégration : Funnels et Paiements partagent la même base contacts.

Semaines 5 à 6 : formations + communauté

Les 5 cours migrés vers le module LMS. Discord remplacé par les fils de discussion intégrés à la formation. Élèves prévenus 10 jours à l'avance avec une vidéo Loom de Margaux qui explique le changement.

Semaines 7 à 8 : facturation et compta

Module Facturation activé pour générer automatiquement les factures et les justificatifs. Pennylane gardé en parallèle pendant 2 mois pour la transition comptable, puis désactivé.

Un an plus tard, Margaux a publié sa rétro et nous a partagé les chiffres clés. Quelques surprises, dans le bon sens.

Économie de temps

Sur les 6 heures hebdomadaires consacrées à la maintenance de la stack, il en reste environ 45 minutes. Le reste du temps a été réinvesti à 70 % en création de contenu et 30 % en accompagnement personnalisé d'élèves premium.

Économie financière directe

L'abonnement plateforme remplace 8 abonnements précédents. Pennylane gardé en parallèle pendant 2 mois en transition. Économie nette annuelle : 2 010 €.

Augmentation de revenus

Avec le temps libéré, Margaux a pu lancer 2 nouvelles formations en 6 mois. Son ARR est passé de 90k€ à 138k€ sur 12 mois. Elle attribue environ 60 % de cette croissance directement au temps libéré par la consolidation de la stack.